Cómo crear una alerta en outlook

Cómo crear una alerta en outlook

Desactivar las notificaciones de Outlook

A veces tenemos muchas cosas que hacer y todas dependen de un solo mensaje. Lo esperamos, abrimos Outlook cada minuto sólo para ver que el correo tan esperado aún no está ahí. Los mensajes que esperas tienen muchos lugares donde perderse: varias cuentas de Outlook, todas las carpetas de la Bandeja de entrada y el principal villano: la carpeta de correo no deseado… Pues bien, ¡no con este chisme! Independientemente de dónde llegue el mensaje importante en Outlook, ¡puedes estar seguro de que no te lo perderás! La alerta aparecerá sobre todos los demás programas abiertos.

Todo lo que tienes que hacer es introducir una o varias palabras clave como texto de alerta y hacer clic en Intro. Puede ser la dirección del remitente, el asunto del mensaje o algún texto del cuerpo del mensaje. Ahora sigue con tu trabajo, abre cualquier otra aplicación y verás la alerta en cuanto llegue el mensaje a tu bandeja de entrada de Outlook.

¡Seguro! Nuestro CCO automático para Outlook envía automáticamente copias CC y/o CCO de tus mensajes de correo electrónico basándose en reglas sencillas; y Frases de plantilla te permite responder a un mensaje de correo electrónico con una plantilla e insertar frases escritas con frecuencia en un clic.

Las notificaciones de Outlook no funcionan

Algunos correos electrónicos son más importantes que otros. En lugar de recibir alertas cada vez que llega un correo electrónico, configura Microsoft Outlook para que sólo te avise cuando llegue a tu bandeja de entrada lo importante, en lugar de cualquier correo que pueda esperar hasta que revises tu bandeja de entrada.

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Si las alertas de Outlook te distraen, lo más fácil es desactivarlas. Pero, ¿y si realmente necesitas saber cuándo llega un correo electrónico de tu jefe, un cliente u otra persona importante para ti?

Cuando configuras una alerta personalizada mediante una regla, ésta anula los permisos de alerta predeterminados que hayas configurado. Si has desactivado todas las alertas en Outlook, seguirás recibiendo una alerta si tienes una regla configurada para ello.

Si eliges “Reproducir un sonido seleccionado”, tendrás que elegir un archivo de sonido para reproducirlo. La mayoría de la gente no tiene a mano una selección de archivos .wav, así que dirígete a C:\Windows\Media (o /Sistema/Librería/Sonidos/ si utilizas Outlook en un Mac) y elige el sonido que quieras. Puedes utilizar el botón de reproducción de la ventana “Crear regla” para escuchar el sonido antes de confirmar tu elección.

Buzón compartido de notificaciones de Outlook

La mayoría de nosotros no tenemos mucho tiempo libre para sentarnos a esperar un correo electrónico, esperado o no. Y honestamente, la mayoría de los correos pueden esperar un rato si estás ocupado haciendo otra cosa. Pero, de vez en cuando, un correo es tan importante que requiere atención inmediata. ¿Cómo conciliar la realidad con las expectativas? Configura una alerta para que aparezca un mensaje que te indique que el correo ha llegado. Es fácil de poner en práctica, y en este artículo te mostraré cómo.

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Utilizo Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits. (Te recomiendo que esperes a actualizar a Windows 11 hasta que se solucionen todos los problemas, a menos que tengas una razón específica para hacerlo). No hay archivo de demostración; no lo necesitarás. Por lo que yo sé, Outlook para la Web no admite la nueva alerta de elementos que utilizaremos, pero puedes probar otra acción.

Cuando necesites atender puntualmente los mensajes de una persona concreta, como tu jefe, puedes establecer una regla que te mantenga informado. Debes poder identificar la necesidad de algún modo. Por ejemplo, puedes utilizar la dirección de correo electrónico de una persona o palabras concretas en el asunto, como harías al crear casi cualquier regla. Utilizaré mi correo electrónico en línea, susansalesharkins@gmail.com, para configurar esta regla -imaginemos que se trata de la dirección de correo electrónico de mi jefe- para crear una regla para una alerta personalizada.

Sonido de notificación de nuevo correo electrónico de Outlook

El correo electrónico puede abrumarte con mensajes sin importancia. A veces, sin embargo, realmente necesitas saber cuándo llega un determinado mensaje a tu bandeja de entrada. Afortunadamente, puedes configurar alertas personalizadas en Microsoft Outlook para asegurarte de no perderte los mensajes más importantes.

Para configurar alertas personalizadas, vamos a crear una regla en Outlook en un ordenador de sobremesa. Lamentablemente, este método no funcionará en la aplicación web de Outlook; si la utilizas, tendrás que mantener tu bandeja de entrada lo más despejada posible.

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Puedes elegir las condiciones que quieras. Vamos a configurar una alerta para los correos electrónicos de una dirección específica. Para ello, seleccionamos la casilla “De personas o grupo público” y, a continuación, hacemos clic en “Personas o grupo público” en el cuadro inferior.

Escribe el mensaje que quieres que se muestre. Si quieres, puedes utilizar emoji, por lo que hemos añadido dos luces giratorias del servicio de emergencias para avisarnos de que un mensaje es importante. Después de escribir el mensaje, haz clic en “Aceptar”.

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